ODU PRIVATLIVSPOLITIK

Orientalsk DanseUnions dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

 

Kontaktoplysninger

Orientalsk DanseUnion

Adresse: c/o Tingvej 59, st th, 2300 København S.

CVR: 34 36 99 41

E-mail: formand@odu.dk

Web-adresse: www.odu.dk

 

Alle medlemmer af Orientalsk DanseUnions bestyrelse er dataansvarlige og bestyrelsesformanden er den dataansvarlige kontaktperson. Orientalsk DanseUnions kasserer er udpeget som databehandler.

Kontaktperson: Bestyrelsesformand Solveig Einarsson

 

Hvem indsamler vi personoplysninger fra?

Vi indsamler oplysninger fra følgende kategorier:

  • Medlemmer
  • Bestyrelsesmedlemmer
  • Støttefunktioner
  • Samarbejdspartnere
  • Annoncører
  • Leverandører

 

Hvilke personoplysninger indsamler vi – hvordan og hvornår?

Vi indsamler følgende almindelige oplysninger:

  • Navn og adresse
  • Mailadresse
  • Telefonnummer
  • Mobilnummer
  • Betalingsdato
  • Cvr-nummer
  • Web-adresse

Og oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

  • Bankoplysninger – ikke for medlemmer – kun for dem, hvor kassereren skal udbetale penge.

 

>> Vi indsamler oplyser fra dig:

  • Når du udfylder en indmeldelsesblanket og betaler kontingent til Orientalsk DanseUnion.
  • Når du som støttefunktion, samarbejdspartner, annoncør eller leverandør indgår en aftale med Orientalsk DanseUnion og underskriver en kontrakt.

 

>> Oplysninger vi har adgang til via vores brug af online tjenester:

Når vi udsender online nyhedsbreve, registreres din adfærd automatisk på vores konto hos den online mailtjeneste. Oplysningerne behandles udelukkende til statistik i anonymiseret form og slettes når din relation til Orientalsk DanseUnion ophører.

Når vi anvender online booking til arrangementer, registreres din tilmelding på vores konto hos den online bookingtjeneste. Oplysningerne anvendes udelukkende til generering af deltager- og danselister, som gemmes i bestyrelsen dropbox til eventuel statistik.

 

>> Oplysninger vi indsamler når du besøger vores hjemmeside

Vi anvender ikke cookies eller andre tracking teknologier på vores hjemmeside.

På hjemmesiden forekommer links til andre hjemmesider. Orientalsk DanseUnion kan ikke drages til ansvar for indholdet på hjemmesider der linkes til.

 

Hvornår sletter vi personoplysningerne?

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi almindelige oplysninger indtil den 1. marts efter kalenderåret for din udmeldelse af Orientalsk DanseUnion.

Dokumenter med relation til bogføringen opbevares i 5 år.

Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende kan forekomme.

 

Vores formål med behandling af personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

  • Når det er i Orientalsk DanseUnions berettigede (legitime) interesse i at behandle medlemmernes, bestyrelsesmedlemmernes og støttefunktionernes oplysninger.
  • Når det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med samarbejdspartnere, annoncører og leverandører.
  • Når der er lovkrav til behandling af personlige oplysninger, f.eks. i forbindelse med bogføring.
  • Når der er lovkrav om samtykke.

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine oplysninger, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamlinger.
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af Orientalsk DanseUnions arrangementer, medlemsmøder og anden aktivitetsudøvelse; planlægning, gennemførsel og opfølgning.
  • Kommunikation; udsendelse af online nyhedsbreve og link til online medlemsblade.
  • Ajourføring af underviserliste, liste over danseforeninger og -skoler, annoncører, fotografer og lignende på Orientalsk DanseUnions hjemmeside.
  • Brug af billeder taget ved Orientalsk DanseUnions arrangementer, medlemsmøder og anden aktivitetsudøvelse.
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.

 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke.

Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

 

Datasikkerhed

Vi anvender kun datatjenester, som vi har tillid til.

Elektronisk filhåndtering: Dropbox. Link til dropbox privatlivspolitik

Online Mailtjeneste: Mailerlite. Link til Mailerlite privatlivspolitik

Online Bookingtjeneste: Place2Book. Link til Place2Book privatlivspolitik

Personlige oplysninger registreres og ajourføres i en Excel-fil, som er placeret i bestyrelsens dropbox. Kun bestyrelsen og kassereren har adgang til Excel-filen.

Udfyldte blanketter til medlemmers indmeldelse, udbetaling af honorarer, udlæg og kørselsgodtgørelse, kontrakter og fakturaer mv. opbevares forsvarligt i hardcopy i op til 5 år hos den dataansvarlige og/eller databehandleren.

 

Videregivelse af personoplysninger

I forbindelse med Orientalsk DanseUnions arrangementer som afholdes i samarbejde med andre foreninger, sker der videregivelse af oplysninger om din deltagelse til Orientalsk DanseUnions samarbejdspartnere.

Vi videregiver ikke personoplysninger til annoncører eller tredjeparter uden dit samtykke.

 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til at få udleveret data i et almindeligt anvendt format
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst i dokumentet.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

 

Senest opdateret: 24. maj 2018